Variance Report Pada Production Order di SAP Business One

Dalam pengelolaan manufaktur, efisiensi produksi menjadi salah satu aspek penting yang harus diperhatikan. Salah satu alat bantu dalam mengevaluasi efisiensi tersebut adalah Variance Report pada Production Order di SAP Business One. Laporan ini memberikan informasi mengenai perbedaan antara rencana produksi dan hasil aktual, yang sangat berguna untuk analisis dan pengambilan keputusan.

Apa Itu Variance Report?

Variance Report adalah laporan yang menunjukkan selisih antara data yang direncanakan (planned) dan data yang sebenarnya terjadi (actual) selama proses produksi. Dalam konteks Production Order di SAP B1, laporan ini mencakup informasi mengenai:

• Item yang digunakan.
• Resource yang digunakan (seperti tenaga kerja atau mesin).
• Biaya produksi.
• Kuantitas hasil produksi.

Laporan ini memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan, seperti pemborosan item, penggunaan resource yang tidak efisien, atau ketidaksesuaian biaya.

Komponen Utama dalam Variance Report

1. Item Variance
   • Membandingkan kuantitas item yang direncanakan (planned quantity) dengan kuantitas aktual yang digunakan (actual quantity).
   • Mengidentifikasi item yang terpakai lebih atau kurang dari yang direncanakan.
2. Resource Variance
   • Menunjukkan perbedaan antara resource yang direncanakan dan resource aktual selama proses produksi.
   • Mengukur efisiensi penggunaan resource dalam menyelesaikan Production Order.
3. Cost Variance
   • Menggambarkan selisih antara biaya yang dianggarkan (planned cost) dan biaya yang sebenarnya dikeluarkan (actual cost).
   • Memberikan wawasan mengenai apakah proses produksi lebih hemat atau lebih mahal dari perkiraan.
4. Production Quantity Variance
   • Membandingkan kuantitas barang yang direncanakan untuk diproduksi dengan jumlah aktual yang dihasilkan.
   • Mengidentifikasi apakah ada kekurangan atau kelebihan produksi.

Sumber Variansi yang Umum

1. Perencanaan yang Tidak Akurat
   Ketidaktepatan dalam estimasi item, resource, atau biaya sering menjadi penyebab utama variansi.
2. Masalah Operasional
   Kendala seperti kerusakan mesin, gangguan rantai pasokan, atau kesalahan prosedur kerja dapat memengaruhi hasil aktual.
3. Perubahan Pesanan Produksi
   Modifikasi pada rencana produksi di tengah proses dapat menyebabkan selisih antara rencana dan realisasi. Selisih ini dapat terjadi karena kuantitas komponen yang digunakan dalam produksi melebihi apa yang sudah dianggarkan sehingga menghasilkan variansi negatif, atau kuantitas komponen yang digunakan lebih sedikit dari yang direncanakan sehingga menyebabkan variansi positif.
4. Kualitas Item
   Item berkualitas rendah atau cacat dapat meningkatkan penggunaan item dan biaya.

Cara Mengakses Variance Report di SAP Business One

1. Masuk ke menu Production > Production Order.
2. Cari dokumen Production Order yang ingin ditampilkan Variance Report-nya.
3. Klik kanan pada dokumen Production Order yang relevan, lalu pilih Variance Report.
4. Variance Report akan menampilkan data, berupa perbandingan antara kuantitas, biaya, dan efisiensi resource yang direncanakan dan aktual.
5. Variance Report di SAP Business One mencakup informasi berikut:
   • Type: Menunjukkan jenis komponen (Resource Component, Item Component, Product, dll.).
   • No.: Nomor referensi untuk komponen atau resource.
   • Description: Deskripsi singkat mengenai komponen atau resource.
   • Qty: Kuantitas yang digunakan.
   • Cost: Biaya rata-rata per unit.
   • Total: Total biaya untuk komponen tersebut.
   • Variance: Selisih antara biaya atau kuantitas yang direncanakan dan aktual.

Misalnya, sebuah perusahaan manufaktur melakukan produksi untuk item “Tas Kulit” dengan rencana penggunaan resource mesin “Cutting” (RTA50001) dan material “Kulit Sintetis” (TAS0001). Setelah produksi selesai, ditemukan adanya selisih antara planned dan actual pada resource dan item tertentu. Variance Report menunjukkan:

• Resource “Cutting”: Variansi biaya AUD -1,000 mengindikasikan bahwa biaya aktual untuk proses cutting lebih tinggi dari yang direncanakan (variansi negatif). Hal ini dapat disebabkan oleh penggunaan waktu atau tenaga kerja yang lebih banyak, kerusakan mesin yang meningkatkan waktu pengerjaan, atau adanya biaya tambahan yang tidak terduga.
• Item “Kulit Sintetis”: Variansi biaya AUD -900,000 menunjukkan bahwa lebih banyak material yang digunakan dibandingkan yang direncanakan. Ini bisa terjadi karena pemborosan material, cacat produk yang memerlukan material tambahan, atau kesalahan dalam estimasi awal kuantitas yang diperlukan.

Berdasarkan laporan ini, manajer produksi dapat menyelidiki penyebab utama variansi tersebut untuk mengambil tindakan korektif, seperti memperbaiki perencanaan, meningkatkan efisiensi penggunaan resource, atau memastikan kualitas item yang digunakan agar pemborosan dapat diminimalkan.

Langkah-Langkah untuk Mengurangi Variansi

1. Perbaiki Perencanaan
   Gunakan data historis untuk meningkatkan akurasi perencanaan produksi.
2. Optimalkan Pengawasan Produksi
   Pastikan proses produksi diawasi dengan baik untuk mengidentifikasi masalah secara real-time.
3. Pelatihan Karyawan
   Tingkatkan keterampilan karyawan untuk meminimalkan kesalahan operasional.
4. Audit Item, Resource, dan Biaya Secara Berkala
   Lakukan pemeriksaan berkala untuk memastikan penggunaan item, resource, dan biaya sesuai rencana.

Manfaat Variance Report

1. Meningkatkan Efisiensi
   Memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi dan mengurangi pemborosan sumber daya.
2. Mengoptimalkan Biaya
   Membantu mengontrol pengeluaran yang tidak sesuai dengan rencana.
3. Mendukung Perencanaan Produksi
   Memberikan data yang lebih akurat untuk perencanaan di masa depan.
4. Meningkatkan Kualitas Keputusan
   Menyediakan data yang relevan untuk analisis mendalam dan pengambilan keputusan strategis.

Variance Report pada Production Order di SAP Business One adalah alat penting untuk memantau kinerja dan efisiensi proses produksi. Dengan laporan ini, perusahaan dapat mengidentifikasi penyebab variansi, mengambil tindakan korektif, dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan. Penggunaan yang konsisten dan analisis mendalam terhadap laporan ini dapat memberikan keuntungan kompetitif bagi perusahaan dalam jangka panjang.

 

Baca juga:

• Cara Mencatat Biaya Sumber Daya Dalam Proses Produksi
• Cara Mengembalikan Komponen yang Sudah Terpakai dalam Production Order
• By-Product pada Dokumen Produksi
• Memperbarui Production Order Setelah Close atau Cancel
• Metode Pengeluaran Barang Proses Produksi: Backflush atau Manual
• Biaya Standard Produksi
• Mengelola Status Multiple Production Order