Summary Type pada Dokumen Marketing

Pengelolaan dokumen secara efisien adalah salah satu elemen penting dalam mendukung kelancaran operasional bisnis. SAP Business One menyediakan fitur “Summary Type”, yang dirancang untuk merangkum isi dari marketing document dengan mengelompokkan baris-baris dokumen yang memiliki karakteristik yang serupa. Fitur ini memudahkan pengguna dalam memahami isi dokumen dan mengurangi kompleksitas dalam membaca atau memproses data. Fitur Summary Type menawarkan dua opsi untuk pengelompokan, yaitu “By Items” dan “By Documents”. Berikut penjelasan detail setiap opsi:

1. By Items
   Pada tipe ini, SAP Business One akan merangkum beberapa baris item yang sama menjadi satu baris dalam dokumen. Namun, pengelompokan hanya bisa dilakukan jika parameter utama pada baris-baris item tersebut sama, seperti:
   • Deskripsi: deksripsi item harus identik
   • Harga: item harus memiliki harga yang sama
   • Gudang: lokasi gudang untuk item harus sama

   Opsi By Items hanya tersedia untuk dokumen bertipe Item, seperti Goods Receipt PO, Delivery, Invoice. Sebagai contoh, jika dokumen Goods Receipt PO memiliki beberapa baris dengan item “Produk A” yang semuanya memiliki parameter yang sama, maka baris-baris ini akan diringkas menjadi satu baris saat Summary Type diatur ke By Items.

2. By Document
   Pada tipe ini, SAP Business One akan merangkum baris-baris dokumen berdasarkan referensi dokumen asalnya. Opsi ini dapat digunakan apabila baris dokumen berasal dari dokumen dasar (base document), misalnya jika dokumen Goods Receipt PO disalin dari beberapa dokumen Purchase Order, maka item yang berasal dari dokumen dasar yang sama akan digabungkan dalam satu baris dan akan ditampilkan nomor referensi dari dokumen dasar tersebut. Opsi By Documents hanya tersedia untuk dokumen bertipe Item dan jika dokumen dibuat dengan menyalin baris dari dokumen dasar menggunakan fitur Copy From.

 

Contoh Implementasi

Misalnya, dokumen Goods Receipt PO ini memiliki baris item yang cukup banyak, dimana dokumen ini dibuat dengan menyalin dua dokumen Purchase Order. Untuk dapat mengetahui rangkuman informasi pada dokumen GRPO ini, maka user dapat memanfaatkan fitur Summary Type.

Jika dipilih Summary Type By Items, maka baris-baris dengan item dan parameter seperti deskripsi, harga, serta lokasi gudang yang identik akan dirangkum menjadi satu baris.  Terlihat pada gambar, data dirangkum sebagai berikut:

• Item 1000000001 beserta total Qty yang disimpan pada gudang 01.
• Item 1000000001 beserta total Qty yang disimpan pada gudang WH-NON01.
• Item 1000000002 beserta total Qty yang disimpan pada gudang 01.
• Item 1000000002 beserta total Qty yang disimpan pada gudang WH-NON02.

Jika dipilih Summary Type By Documents, maka baris-baris yang disalin dari dokumen dasar yang sama akan dirangkum menjadi satu baris dengan nomor referensi dokumen dasar tercantum pada kolom Base Document Ref. Gambar di bawah menunjukkan hasil rangkuman dua dokumen dasar yang menjadi referensi dalam pembuatan dokumen Goods Receipt PO beserta total jumlah per dokumen.

Manfaat Fitur Summary Type

1. Penyederhanaan Data: Dokumen dengan jumlah baris yang besar dapat dirangkum, sehingga lebih mudah dipahami dan dianalisis.
2. Efisiensi Proses: Mengurangi jumlah baris yang harus diperiksa dalam dokumen, mempermudah pencocokan data.
3. Pengelompokan Informasi: Informasi yang berulang dirangkum atau dikelompokkan berdasarkan item atau dokumen referensi tertentu, sehingga tampilan dokumen menjadi lebih ringkas dan terstruktur.

 

Baca juga:

• Mengatur Maximum Waktu untuk Meng-Cancel Dokumen Marketing
• Menambahkan Teks atau Subtotal di Dokumen Marketing Tipe Item SAP Business One
• Bagaimana Cara Cepat dalam Melihat Base dan Target Document?
• Otorisasi Untuk Cancel dan Close Document
• Cara Membuat Signature Email (Tanda Tangan) Berbeda untuk Setiap Dokumen
• Membatasi Pembatalan Dokumen Berdasarkan Umur Dokumen