Penggunaan Approval Decision Report dalam Proses Approval

Approval Process adalah salah satu proses yang krusial dalam menjalankan bisnis yang efisien dan terkendali. Dalam SAP Business One, Anda dapat memastikan bahwa dokumen atau transaksi telah disetujui sebelum diterbitkan dengan menggunakan fitur Approval Process. Fitur ini memungkinkan Anda untuk mendaftarkan dokumen ke dalam proses approval, sehingga dokumen tersebut dapat di review dan disetujui oleh pihak-pihak yang terkait sebelum akhirnya diterbitkan atau dilakukan tindakan lebih lanjut.

Salah satu fitur penting yang mendukung proses ini adalah Approval Decision Report. Approval Decision Report merupakan fitur pada SAP Business One yang dapat membantu Anda untuk mengelola dan memantau setiap keputusan persetujuan dari dokumen yang sudah diajukan ke proses approval. Fitur ini dapat digunakan untuk memantau status persetujuan dokumen dalam berbagai proses bisnis. Fitur ini memungkinkan pengguna untuk melacak di mana dokumen berada dalam alur approval, siapa yang bertanggung jawab untuk menyetujuinya, sudah disetujui atau masih menunggu persetujuan, dan memberikan opsi dalam menentukan keputusan terhadap dokumen yang diajukan tersebut.

Berikut merupakan langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam menggunakan Approval Decision Report.

1. Buka menu Administration – Approval Process – Approval Decision Report. Maka akan ditampilkan jendela Approval Decision Report – Selection Criteria.
2. Pilih kriteria pencarian seperti jenis keputusan, pembuat dokumen, atau kategori lainnya. Hal ini membantu dalam menyaring dokumen yang ingin dipantau. Beberapa kriteria pencarian yang disediakan:
   • Bagian Decision, centang status keputusan yang diinginkan. Tersedia tiga status keputusan, yaitu:
     • No Decision Yet: belum ada keputusan terhadap dokumen yang masuk proses approval.
     • Approve: status persetujuan dari dokumen yang masuk proses approval telah disetujui.
     • Reject: status persetujuan dari dokumen yang masuk proses approval ditolak.
   • Bagian Orginator From dan To, dapat diisikan dengan user yang pertama kali membuat dokumen dan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa dokumen tersebut lengkap dan akurat.
   • Bagian Authorizer From dan To, dapat diisikan dengan user yang menyetujui dokumen. Authorizer adalah orang yang bertanggung jawab untuk memastikan bahwa dokumen tersebut sesuai dengan kebijakan dan prosedur perusahaan. Authorizer juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa dokumen tersebut memenuhi semua persyaratan hukum dan peraturan. Authorizer biasanya adalah orang yang memiliki posisi senior di perusahaan, seperti manajer, direktur, atau presiden. Authorizer juga dapat berupa orang yang memiliki keahlian atau pengetahuan khusus yang relevan dengan dokumen tersebut.
   • Bagian Template From dan To, dapat diisikan dengan approval template untuk menentukan dokumen yang ingin dilihat hasil persetujuannya.
   • Bagian Request Date From dan To, dapat diisikan dengan tanggal diajukannya dokumen untuk Approval Process.
3. Tekan tombol OK untuk memunculkan hasil Approval Decision Report.
   
4. Maka akan ditampilkan hasil dari Approval Decision Report sesuai kriteria pencarian yang telah dimasukkan sebelumnya.
   
   Beberapa informasi yang ditampilkan terkait status persetujuan dokumen yang masuk ke proses approval, antara lain:
   • Document Type: Jenis atau tipe dokumen yang melalui Approval Process.
   • Document No: Nomor dokumen yang melalui Approval Process.
   • Originator: Karyawan yang membuat dokumen.
   • Stage: Tahapan dari proses Approval.
   • Answer: Keputusan terkait dokumen yang telah diajukan ke dalam Approval Process.
   • Document Draft No: Nomor dokumen draft (belum menjadi dokumen resmi).
   • Draft Key: Nomor identifikasi dari dokumen draft sebagai pembeda antar dokumen draft, karena nomor dokumen draft bisa sama antar dokumen draft.

 

Baca juga:

• Pengaturan Proses Approval
• Update Dokumen Saat Ada Dalam Proses Approval
• Approval Dokumen Sales Order jika A/R Invoice Telah Jatuh Tempo
• Substitute Authorizer untuk Proses Approval
• Menonaktifkan Approval Template
• Tambahan Preferensi Print di Fase Approval
• Error Saat Mengubah Approval Template