Pembuatan A/R Credit Memo untuk Mengurangi Tagihan pada Pengembalian Barang yang Tidak Diganti

A/R Credit Memo adalah dokumen yang berfungsi untuk mencatat pengurangan nilai tagihan pelanggan dalam berbagai situasi, seperti pengembalian barang, pemberian diskon tambahan, koreksi terhadap kesalahan faktur, atau kondisi lainnya yang mempengaruhi nilai transaksi. Dokumen ini berperan penting dalam menyelaraskan nilai tagihan dengan kondisi aktual transaksi, sehingga catatan keuangan perusahaan tetap akurat.

Dalam konteks pengembalian barang, A/R Credit Memo digunakan untuk mencatat pemotongan harga atas barang yang dikembalikan, baik pelanggan meminta penggantian barang maupun tidak. Selain itu, dokumen ini juga berfungsi untuk mengurangi tagihan pelanggan sebelum pembayaran dilakukan terhadap dokumen A/R Invoice yang terkait. Artikel ini akan membahas alur pembuatan A/R Credit Memo pada SAP Business One, dimana pelanggan menginformasikan adanya kerusakan pada barang yang diterima setelah diterbitkan A/R Invoice. Pelanggan kemudian mengembalikan barang yang rusak tersebut namun tidak meminta penggantian barang.

Alur Proses Pembuatan A/R Credit Memo

Contoh Kasus: Pelanggan melakukan pemesanan Plastik ABS 30 cm x 30 cm sebanyak 10 Lembar dan barang tersebut sudah dikirimkan seluruhnya. Tagihan (A/R Invoice) juga sudah diterbitkan dan dikirimkan kepada pelanggan. Namun, terdapat 3 barang yang rusak. Pelanggan meminta agar barang yang rusak tersebut tidak perlu dikirimkan kembali, sehingga dalam tagihan yang sudah terbit harus dilakukan pemotongan harga.

1. Pembuatan Dokumen Awal
   Beberapa dokumen berikut merupakan dokumen awal yang dibuat saat menerima pesanan pelanggan:
   • Sales Order: Digunakan untuk mencatat pesanan yang diterima dari pelanggan.
   • Delivery: Digunakan untuk mencatat pengiriman barang yang dilakukan kepada pelanggan sesuai dengan Sales Order.
   • A/R Invoice: Setelah barang diterima, invoice (tagihan) akan dibuat untuk mencatat jumlah yang harus dibayar oleh pelanggan.
2. Pengembalian Barang Setelah Terbitnya A/R Invoice
   Jika terdapat kerusakan pada barang dan pelanggan ingin mengembalikannya tanpa meminta penggantian, maka dapat dilakukan langkah-langkah berikut:
   • Buat Sales Return secara manual karena dokumen terkait sudah berstatus Closed. Untuk membuat Sales Return, masuk ke menu Sales – A/R > Return.
   • Masukkan data pelanggan dan barang yang dikembalikan.
   • Tempelkan dokumen Sales Order atau Delivery pada dokumen Return yang dibuat untuk menggambarkan keterkaitan Sales Return dengan dokumen awal pesanan pelanggan menggunakan fitur Referenced Document.
   • Simpan dokumen Return yang telah dilengkapi.

   

3. Pembuatan A/R Credit Memo
   Setelah dokumen Sales Return selesai dibuat, langkah selanjutnya adalah membuat A/R Credit Memo untuk mencatat pengurangan nilai tagihan pelanggan. Proses ini memastikan bahwa perubahan nilai transaksi tercatat dengan tepat dalam sistem akuntansi.
   • Buka modul Sales – A/R > A/R Credit Memo.
   • Masukkan data pelanggan yang akan dikurangi nilai tagihannya.
   • Klik tombol Copy From, lalu pilih Return untuk menarik data dari dokumen Sales Return secara otomatis.
   • Periksa kembali data yang terisi, dan jika sudah sesuai, simpan dokumen.

   

4. Pembuatan Incoming Payment
   Setelah A/R Credit Memo selesai dibuat, langkah berikutnya adalah mencatat pembayaran dari pelanggan.
   • Masuk ke menu Banking > Incoming Payment.
   • Masukkan data pelanggan, maka akan ditampilkan dokumen invoice yang berkaitan dengan pelanggan.
   • Centang pada dokumen A/R Invoice dan A/R Credit Memo. Total yang perlu dibayarkan pelanggan akan ditampilkan, dan sudah termasuk pemotongan harga berdasarkan dokumen A/R Credit Memo.
   • Simpan dokumen Incoming Payment untuk mencatat pembayaran yang diterima.

   

5. Melihat Hubungan Antar Dokumen melalui Relationship Map
   Sebelumnya, berbagai dokumen sudah dibuat, mulai dari Sales Order, Delivery, A/R Invoice, Return, A/R Credit Memo, hingga Incoming Payment. Jika pengguna ingin melihat keterkaitan antar dokumen tersebut, maka dapat menggunakan fitur Relationship Map. Untuk menampilkan Relationship Map, klik kanan pada dokumen yang ingin diperiksa, kemudian pilih Relationship Map.
   
   Relationship Map juga memungkinkan pengguna untuk melihat hubungan antar dokumen yang ditempelkan melalui Reference Document. Langkah-langkah detailnya dapat dilihat melalui link berikut.
   

Melalui proses A/R Credit Memo, pengembalian barang dapat dicatat dengan tepat, nilai tagihan pelanggan yang berkurang dapat dikelola dengan efisien, dan catatan keuangan tetap akurat. Dengan pemahaman yang jelas tentang cara kerja A/R Credit Memo dan pemanfaatan fitur Relationship Map yang disediakan oleh SAP B1, perusahaan dapat meminimalkan kesalahan dalam pencatatan transaksi serta mendukung kelancaran audit keuangan.

 

Baca juga:

• Credit Memo dari Closed AR Invoice (Sudah Dibayar)
• Membatalkan A/R Credit Memo Berstatus Closed
• Kredit Memo tanpa Mempengaruhi Inventory
• Beri Pengguna Batasan Jumlah Uang Tunai pada Pembayaran Masuk
• Cara Preview Dokumen Incoming dan Outgoing Payment Draft