Approval Berdasarkan Kondisi Credit Limit

Terkadang, ada terlalu banyak tagihan A/R Invoice yang masih belum terlunasi di suatu perusahaan, dan arus kas bulanan (monthly cash flow) Anda tidak akan dalam kondisi baik. Di SAP Business One, anda dapat menetapkan batas kredit (credit limit) untuk memberi tahu pengguna ketika mereka akan membuat dokumen Sales Order ketika disaat tersebut sudah ada banyak inovice yang masih open, ini bisa menjadi pilihan untuk mendapatkan beberapa peluang untuk menerima pembayaran terlebih dahulu, sehingga BP Balance Anda akan menjadi dikurangi, maka Sales Order baru akan dapat dibuat oleh pengguna pada sistem SAP.

Pertama-tama, anda harus tahu terlebih dulu konsep dari credit limit SAP Business One itu sendiri, please take a closer look on our previous tips disini.

Baca juga:

• Pengaturan Proses Approval
• Error Saat Mengubah Approval Template

Buka menu Administration > Approval Process > Approval Templates. Terdapat beberapa opsi ketika ingin menggunakan template berdasar credit limit, anda dapat memilihnya sendiri: ingin menggunakan kondisi ‘term’ standard atau dengaan query kustom buatan sendiri (opsi yang tentu jauh lebih fleksibel).

Jika anda memilih opsi standard term (Option 1), akan terdapat 6 opsi:

• Deviation from Credit Limit
• Deviation from Commitment
• Gross Profit %
• Discount %
• Deviation from Budget
• Total Document

Pilihlah term “Deviation from Credit Limit”, di drop-down ‘Ratio’ menu pilihlah “Greater Than”, isi dengan jumlah nilai sebesar AUD 0.00 (nilai nol), maka dengan demikian akan mengaktifkan fase approval secara tepat tanpa toleransi sedikitpun ketika kondisi  Jumlah DocTotal + Account BP Balance > Credit Limit terpenuhi.

Opsi ke-2, anda dapat menggunakan query kustom buatan sendiri.
Anda perlu lebih dulu membuat suatu query, dan kemudian di simpan (Save As) di menu User Queries (Tools > Queries > User Queries).

In case you don’t know how to save a custom query on SAP Business One:
Dari menu Tools, buka Query Generator, klik tombol Execute (jangan khawatir jika muncul notif error, silahkan diabaikan saja). Di layar Query Preview, silahkan copy paste query tersebut.

Berikut ini adalah query sederhana untuk dipakai di template approval dengan berdasarkan credit limit yang mengkalkulasikan 4 faktor utama: Nilai DocTotal SO yang akan di posting, Saldo Akun BP saat Ini, Saldo Open Orders  (SO) saat ini, Saldo Open Deliveries saat ini (DO).

—SQL VERSION—

SELECT DISTINCT 'TRUE' FROM OCRD T0 WHERE T0.[CreditLine] > 1 AND T0.[CreditLine] < ($[$29.0.Number] + T0.[OrdersBal] + T0.[DNotesBal]+ T0.[Balance]) AND T0.[CardCode] = $[$4.0.0];

—HANA VERSION—

SELECT DISTINCT 'TRUE' FROM OCRD T0 WHERE T0."CreditLine" > 1 AND T0."CreditLine" < ($[$29.0.Number] + T0."OrdersBal" + T0."DNotesBal" + T0."Balance") AND T0."CardCode" = $[$4.0.0];

Keterangan:

$[$29.0.Number]	ORDR.[DocTotal] $[$Field_Item_Id. Column_Id.Number] Dalam contoh ini digunakan parameter NUMBER: Hal itu dikarenakan field DocTotal  terdiri dari 2 unsur yakni nilai (jumlah) dan juga kode kurensi, padahal kita hanya butuh nilai-nya saja.
T0.[OrdersBal]	Balance Orders Saat ini dari Open SO
T0.[DNotesBal]	Balance Deliveries Balance dari Open DO
T0.[Balance]	Business Partner Account Balance saat ini

Mohon dicatat pula bahwa script HANA SQL sangat case sensitive. Anda akan selalu butuh untuk menggunakan double quotes (“”) kasus tertentu ketika nama table/ nama field/ nama procedure terdapat unsur huruf kecil (lower case). Sebagai alternatif, tanpa double quotes (“”) saat di run di HANA SQL Engine semuanya akan dianggap sebagai UPPER CASE, dan olehkarenanya akan muncul suatu error  “Invalid column or table name”.

Terakhir, janganlah lupa untuk mencentang status Active dan Active when Updating Documents Not Generated by Approval Process yang ada di layar Approval Templates – Setup.

Baca juga:

• Feature Baru Pada SAP Business One Version 10 – Bagian 2
• Pengaturan dan Kustomisasi Urutan Cetak Dokumen
• Substitute Authorizer untuk Proses Approval
• Menonaktifkan Approval Template

Originally posted 2018-06-29 15:55:43.