Perbedaan antara Close dan Cancel Dokumen pada SAP Business One

Dalam SAP Business One, fungsi Close dan Cancel digunakan untuk menangani dokumen-dokumen yang sudah tidak diperlukan proses lebih lanjut. Meskipun keduanya berfungsi untuk menutup siklus dokumen, cara kerjanya dan dampaknya pada data serta laporan memiliki perbedaan yang signifikan. Artikel ini akan menjelaskan perbedaan antara kedua fungsi tersebut, termasuk kapan masing-masing fungsi digunakan, serta memberikan contoh kasus untuk masing-masing.

1. Cancel (Pembatalan Dokumen)
   Fungsi Cancel digunakan untuk membatalkan dokumen yang sudah dibuat, di mana dokumen tersebut dianggap tidak valid atau tidak diperlukan lagi. Pembatalan ini memiliki beberapa karakteristik:
   • Dampak pada Data: Dokumen yang dibatalkan tidak dihapus, tetapi tetap tercatat di sistem dengan status Canceled. Sistem mencatat bahwa dokumen ini pernah dibuat tetapi tidak memiliki dampak akuntansi atau stok setelah dibatalkan, kecuali untuk dokumen tertentu yang pembatalannya menyebabkan pembalikan (reverse) jurnal akuntansi dan stok.
   • Penggunaan: Biasanya digunakan jika dokumen dibuat secara salah, seperti kesalahan data input atau perubahan kebutuhan.
   • Dampak pada Akuntansi dan Stok: Jika dokumen yang dibatalkan adalah dokumen transaksi seperti Delivery, maka sistem akan melakukan pembalikan jurnal akuntansi dan stok untuk membatalkan dampak yang sudah terjadi.
   • Batasan: Tidak semua dokumen bisa dibatalkan. Misalnya, dokumen Sales Order yang sudah diproses hingga AR Invoice tidak dapat langsung dibatalkan. Untuk membatalkan Sales Order tersebut, proses pembatalan harus dimulai dari dokumen lanjutan, seperti AR Invoice. Semua ini tergantung pada kasus di lapangan.
   • Reversibility: Tidak dapat diubah menjadi status aktif kembali setelah dibatalkan.

   Contoh Kasus:

   Perusahaan membuat Delivery untuk mengirimkan 50 unit barang ke pelanggan. Namun, pelanggan membatalkan pesanan setelah dokumen Delivery dibuat. Dalam hal ini, fungsi Cancel dapat digunakan untuk membatalkan Delivery, sehingga sistem akan melakukan pembalikan jurnal akuntansi dan stok terkait.

2. Close (Penutupan Dokumen)
   Fungsi Close digunakan untuk menutup dokumen yang sudah selesai atau tidak memerlukan tindakan lanjutan, meskipun tidak semua item atau kuantitas dalam dokumen tersebut terpenuhi. Beberapa karakteristiknya adalah:
   • Dampak pada Data: Fungsi Close hanya berfungsi untuk menutup dokumen agar tidak dapat dilanjutkan ke proses berikutnya. Dokumen yang ditutup tidak mengalami perubahan pada dampak akuntansi atau stok yang sudah terjadi sebelumnya, dan tidak ada pembalikan (reverse) jurnal atau stok.
   • Penggunaan: Biasanya digunakan untuk menutup dokumen yang sudah tidak ada proses lanjutan, seperti Purchase Order yang hanya sebagian terpenuhi oleh vendor.
   • Batasan: Dokumen yang ditutup tidak bisa dibuka kembali untuk diproses.
   • Reversibility: Tidak bisa dibatalkan setelah dokumen ditutup.

   Contoh Kasus:

   Perusahaan membuat Purchase Order untuk membeli 500 unit barang dari vendor. Vendor hanya dapat mengirimkan 450 unit, dan sisa 50 unit tidak akan dikirim. Dalam hal ini, perusahaan dapat menutup Purchase Order menggunakan fungsi Close untuk menandakan bahwa dokumen ini sudah selesai diproses.

Kapan Menggunakan Cancel dan Close?

Cancel:

• Digunakan ketika dokumen dianggap tidak valid atau terjadi kesalahan data input.
• Cocok untuk dokumen yang belum memiliki dokumen lanjutan. Jika dokumen sudah memiliki dokumen lanjutan, pembatalan harus dilakukan dari dokumen lanjutan tersebut terlebih dahulu.

Close:

• Digunakan untuk menutup dokumen yang sudah tidak memerlukan tindakan lanjutan, meskipun tidak seluruh kuantitas dalam dokumen terpenuhi.
• Cocok untuk dokumen yang masih relevan tetapi sudah selesai diproses.

Memahami perbedaan antara Close dan Cancel sangat penting untuk memastikan pengelolaan dokumen dalam SAP B1 dilakukan dengan tepat. Cancel digunakan untuk membatalkan dokumen yang tidak valid atau salah input, dengan dampak yang bergantung pada jenis dokumen tersebut. Sementara itu, Close digunakan untuk menutup dokumen yang sudah selesai atau tidak ada tindakan lebih lanjut.

Baca juga:

• Otorisasi Untuk Cancel dan Close Document
• Cara Membatalkan Dokumen
• Membatalkan A/R Credit Memo Berstatus Closed
• Membatalkan atau Menutup Dokumen SO & PO dengan Open Item List
• Membatalkan Dokumen Landed Cost
• Cara Membatalkan Rekonsiliasi Manual

Related posts:

Mengaktifkan Fitur Auto Save di SAP Crystal Reports Menonaktifkan Auto Open File Hasil Ekspor Excel yang Disimpan Disable User-Defined Field Menyembunyikan Baris Alamat Kosong pada SAP Business One