Mengelola Reimbursement Karyawan

Reimbursement karyawan adalah proses di mana perusahaan mengganti uang yang sudah dikeluarkan oleh karyawan untuk keperluan pekerjaan. Misalnya, jika karyawan membeli alat tulis atau membayar biaya perjalanan bisnis, perusahaan akan membayar kembali uang yang telah dikeluarkan tersebut. Proses ini memastikan karyawan tidak perlu menanggung biaya yang seharusnya menjadi tanggung jawab perusahaan.

Umumnya perusahaan kesulitan untuk melacak pengeluaran karyawan. Namun, SAP Business One punya solusinya dengan fitur Expense Type. Anda bisa membuat berbagai jenis pengeluaran khusus yang terhubung ke akun buku besar, menentukan apakah biaya dibayarkan menggunakan uang perusahaan, dan menerapkan kode pajak.

Cara memasukkan Expense Type:

1. Buka menu: Administration → Setup → Financials → Expense Types.
2. Masukkan data tipe biaya.
   • Expense Type: kode biaya maksimal 4 karakter.
   • Expense Name: nama biaya maksimal 30 karakter.
   • G/L Account: akun posting biaya.
   • Paid By Company: menandakan apakah biaya tersebut dibayarkan menggunakan uang perusahaan.
   • VAT Group: kode pajak yang dikenakan untuk biaya tersebut.
3. Tekan tombol Update.

Selanjutnya, buat Business Partner tipe Vendor untuk karyawan. Kemudian hubungkan Employee Master Data dengan Business Partner tersebut. Caranya adalah sebagai berikut:

1. Buka menu: Business Partners → Business Partner Master Data.
2. Buat business partner tipe vendor yang digunakan untuk membayar karyawan. Pastikan field Type of Business terisi Employee.
   
3. Buka menu: Human Resources → Employee Master Data.
4. Cari karyawan yang mau di-reimburse. Hubungkan kode business partner yang sesuai pada field Linked Vendor.
   

Jadi, saat Anda memilih BP Vendor untuk karyawan dalam A/P Invoice ataupun A/P Credit Memo, SAP Business One otomatis menampilkan transaksi pengeluaran yang telah diatur pada Expense Type sehingga dapat menghindari kesalahan pemilihan akun.

 

Baca juga:

• Mempermudah Pembuatan Down Payment Requests atau Invoice dengan Fitur Baru “Copy To” di SAP Business One 10.0 SP 2311
• Field Balance Due pada Invoice
• Peluang untuk Vendor
• Vendor Pilihan (Preferred Vendor)
• Pengaturan Employee atau Jadwal Personal di SAP Business One